A noção de arquivo é fundamental para se entender a sua instrumentalidade ou contributo para a formação da Lusofonia.
Arquivo pode ser definido como a instituição vocacionada para a custódia, conservação e comunicação da documentação administrativa acumulada ao longo dos tempos. Mas arquivo é também o conjunto de documentação produzida pelos cidadãos e pelas instituições, no desempenho e no cumprimento dos seus deveres e funções. Igualmente se designa por arquivo o local dentro das instituições, onde se guardam os documentos. Na perspectiva que vamos abordar interessam apenas os dois primeiros conceitos – arquivo/instituição e arquivo/conjunto-documental. Retenha-se sobretudo que são os arquivos que, através dos seus documentos, preservam os testemunhos da trajectória da evolução dos Estados e das suas comunidades, registando elementos sobre a sua formação, o seu desenvolvimento ou a sua decadência. Constituem uma parcela significativa da memória de um país, ou de um povo. São também os arquivos que salvaguardam os direitos legais do Estado, das instituições e dos cidadãos.

A Lusofonia, definida como o conjunto das identidades culturais existentes entre os sete Países de Língua Oficial Portuguesa, tem nos arquivos uma base fundamental.
A identidade cultural, para além da língua comum, encontra-se latente numa história comum, cuja memória se encontra disponível nos arquivos. Neste contexto, compreende-se a importância que os arquivos desempenham no conjunto da Lusofonia, sobretudo para aqueles países a quem a guerra ou outros acidentes destruíram ou causaram danos irreparáveis nos seus próprios arquivos. Mas o inverso também é verdadeiro. Alguns arquivos de ex-colónias portuguesas também são detentores de documentação essencial aos arquivos e à História de Portugal.
A título de exemplo, cite-se a chamada «Documentação Joanina», que se encontra no Arquivo Nacional do Rio de Janeiro. Esta documentação, produzida durante a vigência da Corte no Brasil (1808-1821), bem como a que D. João VI levou consigo relativa a despacho corrente, preenche grandes lacunas de vários fundos documentais de arquivos portugueses.

Aliás, não se pense que a problemática de completar e até de criar arquivos, com base em fundos documentais existentes noutros, é recente. Ao longo da história portuguesa poderemos apresentar alguns exemplos. Assim, a «Leitura Nova» não é mais do que uma duplicação manuscrita de documentos de valor legal, considerados fundamentais para a salvaguarda, quer dos cidadãos, quer das instituições vigentes. D. Manuel compreendeu bem a importância dos arquivos. Mais tarde, quando D. João V encarrega o comendador Manuel Pereira de Sampaio de copiar do Arquivo do Vaticano os documentos com interesse para a História de Portugal, procura desta forma consolidar e enriquecer os arquivos portugueses. Não admira assim que, após a independência do Brasil, o recém criado Instituto Histórico e Geográfico Brasileiro, faça requerer ao governo imperial o credenciamento de um adido de Legação para a execução de cópias em Portugal e Espanha para a constituição de colecções de documentos que possam dar luz à nossa História e Geografia. Foram várias as colecções constituídas. Umas encontram-se hoje no Instituto Histórico e Geográfico Brasileiro, outras no Itamaraty e outras dispersar por várias instituições culturais do Brasil.

Hoje, a tecnologia permite duplicar, rapidamente e com segurança, grandes massas documentais. Microfilmando ou digitalizando, rapidamente se duplicam arquivos, que poderão ser disponibilizados em qualquer dos países da Lusofonia. Pensamos ser esta a linha programática a seguir. A experiência já iniciada entre Portugal e Brasil poderá servir de exemplo, a seguir pelos restantes países.

Apresentada a problemática dos arquivos no contexto da Lusofonia e a dinâmica que a sua recuperação exige para o sucesso desta, importa indicar os arquivos portugueses detentores de fundos documentais ou colecções de reconhecido interesse para os países lusófonos.

Dicionário Temático da Lusofonia
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